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企业文件共享、影子IT需要迅速行动
文件同步和共享已经惹恼了企业，但现在是时候反击了，把这些文件从云计算和员工的个人设备中删除。
让我们面对现实吧——企业文件共享是一项隐秘的业务。至少现在已经是这样了，因为移动办公人员可以避开数据管理规则，使用商业同步与共享服务，将他们使用的文件保存在智能手机、平板电脑和其他设备能够接触到的范围内。这种对企业礼仪的逃避是造成这种现象的主要原因它的影子——使用未经批准的云和移动应用程序来共享、同步、操纵——甚至可能丢失——公司数据。Dropbox是云计算中最方便的服务，它已经成为影子IT的典型代表。
已经公布的大量调查结果表明，大量员工正在利用文件同步和共享服务。和这个数字还在增长．无论某个调查引用的百分比是多少，你都可以肯定这是一个很大(也很可怕)的数字。
风险是显而易见的。没有对公司信息的控制，你永远不知道谁会得到它。如果员工离开公司时没有归还那些存储在同步与共享服务中的文件，这些东西就会消失。很少有公司愿意接受这样的损失和业务其他方面的潜在损失，但数据之门不知何其地敞开着，没有解释可能漏掉了什么和多少。
锁定?可能不会…
所以，这是一个相当黯淡的情况，但即使考虑到广泛使用企业文件共享服务如果你现在采取行动，这种情况是可以控制的。毫无疑问，这是一列已经驶出车站的火车，但仍有时间赶上。
你可以采取严厉措施，严格封锁公司数据，以至于点击“复制”将等同于重罪。但这是一种损人利己的措施，如果移动办公人员无法获得他们需要的信息，可能会适得其反。此外，即使你把他们的笔记本电脑钉在他们的办公桌上，用户也会找到办法绕过铁丝网、带刺铁丝网和其他任何IT部门设置的障碍，甚至更多的数据会蹑手蹑脚地走出大门。
如果你不能打败他们，就加入他们
一个更好的方法是文件sync-and-share服务您自己的内部基础结构的一部分。如果你能提供所有的便利和无处不在的商业服务，你就能吸引这些用户回到公司。
即使考虑到企业文件共享服务的广泛使用，如果您现在采取行动，这种情况仍然是可以管理的。
就在几年前，除了盒子Dropbox,谷歌驱动,微软的OneDrive以及其他商业服务。但是，曾经为数不多的企业文件同步与共享(EFSS)替代品已经有了相当大的增长。现在的实现选择比以往任何时候都多。
就像今天的数据中心中几乎所有的东西一样，EFSS可以在公共云中部署和管理，也可以在本地部署和管理，也可以在公共和私有资源的混合安排中部署和管理。Box、Dropbox和大多数EFSS巨头都提供其产品的软件即服务(SaaS)企业版本，该版本具有复杂的管理功能，可以让你控制谁使用服务以及如何使用服务。你的数据最终在云中，但你保持控制。当员工离开公司时，你不会丢失数据，而且你可以限制你的用户在公司内外可以分享多少信息。
On-prem efs
对于那些仍对将数据存储在自家之外的前景感到有点紧张的公司来说，有很多内部EFSS替代方案。在内部安装一个EFSS应用程序可以提供与SaaS EFSS产品大致相同的控制设置，并额外保证您的数据将留在家中。
当然，选择本地系统意味着要花一些钱购买或重新部署服务器和存储资源，而且还需要一些人员来管理和维护系统。如果你的公司愿意处理这些问题，你可以采取一些途径。
您可以安装一个独立的系统，它提供与商业云同步服务相同的功能。或者，您可以使用与当前系统集成的EFSS产品，这样用户就可以访问与正常情况下相同的数据存储，减少重复文件的需要，并使用版本控制跟踪它们。例如，EFSS应用程序可能在NAS机上与您现有的用户共享一起工作——您仍然需要维护企业文件共享服务，但它将需要更少的数据管理。
然而，贵公司决定要努力解决企业文件共享问题，最重要的是解决部分。
另一个应对企业文件共享的选择是让你的EFSS用户可以使用已经复制的数据。Commvault和Druva提供EFSS附加组件，将备份数据转换为同步和共享用户的“活动”资源。这种方法增加了备份数据的价值，并有助于确保用户使用最新版本的文档和电子表格。
控制同步和共享
无论你的公司决定如何努力解决企业文件共享问题，最重要的是解决问题的那一部分，即夺回公司数据使用方式的控制权。无论它是基于on-prem还是基于云的选择，请确保它支持您的目录基础设施——通常情况下活动目录或LDAP．你通常会得到一个非常细粒度的工具集，它可以让你做一些事情，比如决定某些用户是否可以修改他们使用的文件，或者只是查看它们。
不管你选择什么路线，也不管你打算如何管理这项服务，最重要的是现在就开始行动——在情况变得更加模糊之前。
